Tilausten hallinta

1 Myyntitilauksen tarkoitus

Myyntitilaus on tilaajan ja toimittajan välinen sopimus, jolla toimittaja sitoutuu toimittamaan tilatut tavarat ja palvelut sovittuna aikana ja sovittuun hintaan. Myyntitilaus tulee sitovaksi, kun toimittaja vahvistaa tilauksen lähettämällä tilausvahvistuksen. Myyntitilaus voidaan kopioida tarjouksesta tai aikaisemmasta tilauksesta.

Alihankintateollisuus ja mitoitukseen perustuva valmistus toimivat pääsääntöisesti tilausvetoisena. Siinä saadut tilaukset ja niihin liittyvät tuoterakenteet, piirustukset ja valmistusohjeet menevät tuotantoon. Tuoterakenteen ja valmistusohjeiden mukaan lasketaan materiaalien, konekapasiteetin, vaihetöiden ja alihankintojen tarpeet ja tehdään tarvittavat resurssien aika- ja määrävaraukset. Tilausten varaukset muodostavat tuotannon kuormituksen.

Varasto-ohjatussa tuotannossa myyntiennuste, -menekki ja varaston toimitukset ohjaavat tuotantoa. Varastontäydennykset voidaan kirjata sisäisenä myyntitilauksena mistä syntyy tuotannon kuormitus ja työn valmistuessa varastopano. Asiakastilauksen saapuessa tulostetaan varaston keräilylista ja toimituslähete.

Riippumatta tuotannon ohjauksen periaattesta, valmistukseen tuotteita voi myydä joko käyttäen hyväksi valmiiksi suunniteltuja tuoterakenteita tai lisätä työvaiheet ja materiaalit myyntiriville suoraan. Jälkimmäisessä tapauksessa tällaisen satunnaisen työn voi tallentaa tuoterakenteeksi mikäli tarpeen.

Yritys voi myydä myös osto-osia, raaka-aineita ja vapaamuotoisia palveluja. Poiminta tilausriville sujuu kätevästi omista rekistereistään. Resurssien kuormitus on merkityksetön tässä tapauksessa. Varastoseuranta koskee valmisvarastoa, kun myydään jokin rekisterituote.

2 Myyntitilauksen tiedot

2.1 Tilaustiedot

Tilausnumero
- Tilauksille avataan tilausnumero juoksevassa järjestyksessä. Tarvittaessa voidaan käyttää useita numerosarjoja tilauksen tarkoituksen mukaan. Esimerkiksi tilaustyöt, varastotilaukset, takuutyöt, projektit ja sisäiset työt voivat olla eri numerosarjoja.
Tilauspäivä
- Tilauksen saapumispäivä on merkittävä toimitusajan laskennassa. Myyntitilastot tehdään tilauspäivän mukaan.
Toimitusaika koko tilaukselle
- Toimitusaika voi koskea koko tilausta tai toimitusajat voivat olla positiokohtaisia. Toimitusaika on tärkeä tekijä tuotannon ja lähetysten seurannassa. Tilaaja usein rekisteröi toimitusajan poikkeamat toimittajan luotettavuutta arvioidessaan. Alihankintateollisuudessa tiukin sallittu poikkeama voi olla jopa -2 – +1 päivää. Toimitusaika tarkoittaa aikaa toimitusehdon määrittämässä paikassa.
Tilauksen toimitusehto
- Määrittelee, missä tavara luovutetaan tilaajalle ja kuka vastaa toimituskuluista. Usein käytetään rahdinkuljettajien sopimia lyhenteitä Incoterm esim CIF,FOB, FAS jne.
Tilauksen toimitustapa
- Määrittelee pakkauksen, kuljetustavan ja usein myös rahdinkuljettajan ja sopimusnumeron.
Tilauksen maksuehto
- Toimittajan määrittämä tilauksen maksuehto esimerkiksi 14 pv -2 %, 30 pv netto.
Myyjä ja/tai tilauksen vastaanottaja
- Myyjän numero ja nimi yhteydenpitoa ja myyntitilastoja varten.
Tilauksen kieli
- Kun tilauksen kieleksi valitaa muu kuin suomi, tilausvahvistus, lähete ja lasku tulostuvat valitulla kielellä. Huomaa, että ohjaustiedot ja ja muut tekstit on annettava usealla kielellä.
Valuutta
- Mikäli tilauksen valuutta on muu kuin euro, annetaan hinnat kyseisessä valuutassa. Tilauksen kirjauksessa uusin valuuttakurssi luetaan ohjaustietojen valuuttarekisteristä tai kurssi annetaan tilauskohtaisesti. Tuotteen euroissa lasketut myyntihinnat muutetaan kurssikertoimella ilmoitettuun valuuttaan. Jos annetaan uusi valuuttahinta, lasketaan tilauksen arvo ja kate euroissa.
Arvonlisävero
- Kun tilauksen tuotteista ei peritä arvonlisäveroa, merkitään kohtaa Alv 0% arvoksi 1 (oletus 0).Muuten lasketaan rivikohtainen tuotteen arvonlisävero.

2.2 Tilaajan tiedot

Tilaajan asiakasnumero, nimi ja osasto
- Toimittaja antaa asiakkaille tunnistusta ja tilastointia varten numerot.
Tilaajan osoite
- Tilaajan posti- tai katuosoite.
Tilauksen toimitusosoite
- Toimitusosoite voi olla tilaajan toimipiste tai kokonaan toinen yhtiö esimerkiksi alihankkija. Tällöin on mainittava yhtiö ja sen toimipaikan katuosoite.
Tilauksen laskutusosoite
- Laskuttava yhtiö voi olla eri kuin tilaaja. Tällöin annetaan laskuttavan yhtiön numero, nimi ja osoite.
Asiakkaan tilausnumero
- Asiakkaan antama tilausnumero tai muu sopiva viittaus esimerkiksi email 12.3.2009. Tärkeä hakukenttä.
Tilaajan viite
- Tilaajan henkilönimi tai muu viite yhteystietoineen.
Tilauksen merkki
- Tilaajan haluama merkintä tilaukselle ja toimitukselle. Hyödyllinen hakukenttä.

2.3 Tilattavan tuotteen tai palvelun tiedot

Tilattavat tuotteet kirjataan tilausriveille. Niistä ilmoitetaan seuraavat tiedot:
- Rivinumero, lisätään automaattisesti.
- Positionumeron oletuksena on rivinumero, mutta se voi viitata myös osaan tai piirustuksen osanumeroon. Positionumero on syöttökenttä.
- Tuotekoodi, haku voi tapahtua kirjoittamalla numero tai hakemalla ’Osto-osat’ – tai ’Rakenteet’ –välilehdeltä. Tuotekoodi on yksilöllinen.
- Tuotteen nimi, kertoo tuotteesta tai palvelusta. Hyvä hakukenttä.
- Piirustusnumero, voi olla sama usealla tuotteella.
- Osanumero viittaa piirustuksen tai osaluettelon osaan.
- Versio on piirustuksen uusin muutosnumero.
- Pura vaiheet -tagi ohjaa tuoterakenteen vaiheiden purkua tilauksen vaiheiksi ja materiaaleiksi. Samalla lasketaan uudet valmistusajat ja kustannukset. Purku tehdään vasta sitten, kun tuoterakenne on valmis. Käänteisesti, myynti valmisvarastosta onnistuu tyhjentämällä ’Pura vaiheet’ –tagi ja antamalla myyntimäärä uudelleen.
- Kuormitus -tagi ohjaa tuoterakenteen vaiheiden vientiä kuormitukseen. Tagin ollessa päällä tehdään myös tuoterakenteen materiaalien varaukset varastosta.
- Myyntimäärä –kenttään kirjataan tilattu valmistusmäärä. Tuoterakenteen valmistusajat ja kustannukset ovat yhdelle kappaleelle. Tilatulle valmistusmäärälle lasketaan uudet arvot.
- Myyntihinta ja yhteensä tilauksen valuutassa, alennusprosentti ja euromääräinen yhteensä
- Tuotteen arvonlisävero %
- Tilauksen valuutta ja kurssi riville
- Hankintahinta
- Kateprosentti ja toimitusaika tuotteen positiolle.

3 Myyntitilauksen ohjaustiedot ja muut rekisteritiedot

Tilausnumerosarjat
- Nämä määritellään yrityksen ohjauksissa, kohta ’Numerosarjat’. Käynnistysvalikossa on myyntitilauksen lajinumero 5311 ja sarjan numero 1,2,3 jne., jolla myyntitilausten numerosarjat tunnistetaan.
Asiakastiedot kumppaneista
- ’Asiakasnro’ ja ’nimi’ –kentistä on linkki asiakkaan haku- ja perustamislomakkeelle. Lomake käynnistyy kaksoispainalluksella. Perustetun asiakkaan tiedoista luetaan tilaukselle monet tietoryhmät kuten yhteystiedot, toimitusoite, laskutusosoite, maksuehto, toimitusehto, toimitustapa, kieli, valuutta, arvonlisävero % sekä tilaajan yhteyshenkilö. Luettuja tietoja voidaan muuttaa tilauskohtaisesti.
Yrityksen käyttämät perustiedot annetaan yrityksen ohjauksissa. Kansainvälistä kauppaa varten ohjaukset annetaa eri kielillä vaihtamalla kielivalinta käytettyyn kieleen. Ohjaustiedot annetaan seuraaville tiedoille:
- Maksuehto
- Toimitusehto
- Toimitustapa
- Kieli
- Valuutta
- Käytettyjen valuuttojen päivän kurssit
- Arvonlisävero prosentit
- Yksiköt
- Hintojen ja määrien desimaalit 0 – 5
- Myyjien ja ostajien tiedot
- Kirjanpitotilit automaattikirjaukseen
- Kustannuspaikat
Yrityksen tulostustiedot
- Yrityksen nimi, osoite, yhteystiedot ja toimituspaikka annetaan tulostuksia varten yhtiötiedoissa. Pankkitiedot annetaan yrityksen pankkiyhteyksissä.