Saksalainen start-up yritys SMACC, mikä kehittää keinoälyä automatisoidakseen kirjanpidon pk-yrityksille, on varmistanut 3,5 miljoonan dollarin Series-A rahoituksen Cherry Ventures, Rocket Internet, Dieter von Holtzbrinck Ventures, Grazia Equity yrityksiltä sekä saksalaisilta business enkeleiltä.

Asiakkaat toimittavat kuittinsa Smacc:lle mikä muuttaa ne koneluettavaan muotoon, salaa ne ja kohdistaa ne oikeille tileille.

Alusta oppii ajan myötä paremmaksi laskujen, myynnin ja kustannusten sekä likviditeetin hallinnassa.

Järjestelmä muun muassa tarkistaa kirjanpidon aineiston 64 datapistettä vasten, tarkistaa laskujen sisällön kuten summien täsmäämisen ja jopa varmistaa toimittajan VAT-tunnuksen ja tämän myöntäjän oikeellisuuden.

Kun järjestelmä on oppinut miten käsitellä toimittajan laskuja positiotasolla, tekee se sen jatkossa täysin automaattisesti.

Ajan myötä – start-up yritys väittää – itseoppivasta järjestelmästä tulee parempi ja parempi datan automaattisessa käsittelyssä ja allokoinnissa.

Markkinoilla on myös muita pilvipohjaisia kirjanpitopalveluja kuten Xero ja Crunch Accounting, mutta Smacc väittää oman palvelunsa eroavan kilpalijoista tämän korkeassa automaation tasossa liittyen kirjanpito- ja finanssiprosesseihin mitä jotkut yritykset käsittelevät vielä tänäkin päivänä manuaalisesti.

Lähde: TechCrunch

1 Tietoa pitää kerätä

Järjestelmän helppokäyttöisyys on edellytys tämän vaiheen onnistumiselle.

Mitä jäykempi järjestelmä sitä oikeampaa tieto on, kun se on kerran järjestelmään syötetty. Tällainen järjestelmä ei luonnollisestikaan kannusta tietojen syöttämiseen ja järjestelmän käyttöön mikä taas saattaa vähentää tiedon määrää.

Liian joustava järjestelmä taas saattaa mahdollistaa puutteellisen tiedon syöttämisen mikä taas johtaa siihen, että tieto ei ole välttämättä oikeata vaikka sitä on runsaasti.

Toimivaa kompromissia näiden kahden välillä on vaikea löytää mutta sen verran tiedämme, että käyttöliittymien tulee olla mukautettavissa käyttäjäkohtaisesti ja ohjata käyttäjää tietojen syötössä. Käyttö ajasta ja paikasta riippumatta on ollut normi tietojärjestelmissä jo pidemmän aikaa. Nykyään voidaan kuitenkin lisätä näihin ominaisuuksiin myös käyttö laitteistosta riippumatta, kun puhutaan selainpohjaisista käyttöliittymistä. Logiikka ja data sijaitsevat pilvessä, konesaleissa tai omalla web-palvelimella. Käyttö onnistuu käyttäjän tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella. Näin ollen järjestelmää voidaan käyttää melkein mistä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa.

Mobiililaitteiden käytön kasvusta onkin kirjoitettu paljon, joskus jopa hieman liioitellen.

2 Tietoa pitää analysoida ja tulokset raportoida johdolle

Tiedon pitää olla oikeata ja sitä tulee olla riittävästi jotta analyysi on luotettava.

Raportoinin pitää olla kattava ja mahdollista tarkastelu halutulla yksityiskohtien tasolla: suuremmasta näkökulmasta pienempään. Analyysin tulee selvittää eri asiakasryhmien, asiakkaiden, tuoteryhmien ja tuotteiden kannattavuus. Näin saadan selville tuottava ja tuottamaton työ ja voidaan keskittyä tuottavan työn maksimoiseen suhteessa tuottamattomaan työhön.

Toki tuottamatontakin työtä on joskus syytä seurata esimerkiksi huolto- ja korjaustöiden osalta. Tällä voi olla merkitystä tuottavan työn maksimoimisessa ja verovähennysten hankkimisessa tällaisille töille.

Ole hyvä ja katso myös artikkeli: Työ ja sen tuottavuus.

3 Tuloksia voidaan käyttää järjestelmän optimointiin

Vaatii johdolta sitoutumista tiedolla johtamiseen.

Kyse on takainsinkytkennästä/ketjusta/prosessista missä vaikutetaan järjestelmän lähtötietoihin ja saadaan näin olleen jatkossa tarkempia ja realistisempia arvioita/ennusteita kustannuksista ja tuotoista.

Edellä mainitun toiminnanohjausjärjestelmien pyhän kolminaisuuden voi toteuttaa enemmän tai vähemmän joustavasti. Erään asiakaamme mielipide (Eltechnika Finland Oy – Tj Lauri Arminen) tietojärjestelmien tehtävästä on, että järjestelmän ei tule ohjata yrityksen toimintaa vaan tukea sitä. Ihmiset päättävät yrityksen strategiasta ja operatiivisen toiminnan yksityiskohdista; järjestelmän tulee tukea näitä ja mukautua muuttuviin olosuhteisiin yrityksen toimintaympäristössä.

4 Yhteydet ulkomaailmaan ja toisiin järjestelmiin

Miksi tehdä uusi kaiken kattavaa järjestelmä vain tekemisen vuoksi: se on kuin keksisi pyörän uudelleen?

Joustavan toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisessä ei pidä kuitenkaan unohtaa yhteyksiä ja liitäntöjä ulkomaailmaan ja toisiin järjestelmiin. Mielestäni oikea suunta tietojärjestelmien kehityksessä on keskittyä toimittajan ydinosaamiseen ja rakentaa mahdollisimman hyvät rajapinnat muihin järjestelmiin (TEM:n kohta #1), jotta erilaisista järjestelmistä ja näiden moduuleista voidaan koota järkevä kokoonpano asiakkaan tilanteen ja tarpeen mukaan. ITomaxin ydinosaaminen on tuotannollisen yrityksen toiminnanohjaus.

Tiivistettynä toiminnanohjausjärjestelmien kehityksen kohteita ovat siis käytettävyys (käyttöliittymät), logiikka (mitä tehdään), data (millä operoidaan) ja yhteydet ulkomaailmaan (muut järjestelmät).

Mikko Luukkonen

Toimitusjohtaja

ITomax Oy

Liiketoiminnan seurattavuus ja ohjaus

Tomax on kokonaisratkaisu yrityksen tuotannon ja projektien hallintaan tuettuna kattavalla taloushallinnolla mikä mahdollistaa saumattoman yhteistoiminnan järjestelmän eri osa-alueiden välillä. Kumppanuus voidaan luodaan vain yhden toimittajan kanssa, joka vastaa ohjelmiston tuotekehityksestä, ylläpidosta ja käyttäjätuesta tavoitteenaan pitkäaikainen molempia osa-puolia hyödyntävä liikesuhde. Tomax tarjotaan asiakkaalle avaimet käteen ratkaisuna.

Tomaxin tuotannonohjauksessa tuoterakenteiden käsittely kattaa omat ja alihankintatuotteet. Tuoterakenne voi sisältää osakokoonpanoja ja osia, mitkä taas koostuvat työvaiheista, materiaaleista, osto-osista ja alihankintatöistä. Liitetiedostot voidaan kohdistaa tuoterakenteille sisältäen piirustukset, dokumentit ja ohjeet.

Yksittäistuotantoa Tomax tukee työvaiheiden, materiaalien, lisäkustannusten ja alihankinnan kohdistamisella suoraan tarjouksille ja tilauksille ilman tarvetta tuoterekisterille. Töiden kuormitus tuotantoon sujuu vaivattomasti ja käyttäjä saa tarvittavat tulosteet ulos järjestelmästä nopeasti. Toistuvat tuotteet voi tallentaa tuoterekisteriin nopeampaa käsittelyä varten.

Tomax pystyy seuraamaan kaikkia töitä pienimmistä suurimpiin toteutuneiden tuntien, materiaalimenekin, lisäkustannusten ja alihankinnan osalta. Näin ollen töitä ei jää laskuttamatta ja laskutus on todenmukaisempaa, koska se perustuu toteutuneisiin kustannuksiin.

Tomaxin kuormituksen suunnittelu tarjoaa töiden automaatti- ja hienokuormituksen mikä mahdollistaa töiden aikataulutuksen ja tarkemman toimituspäivän lupaamisen. Tuotannon koneiden kuormitustilanteen visualisoiminen mahdollistaa tuotannon pullonkauloihin tarttumisen ajoissa ennen ongelmien syntyä mikä on osa poikkeamien hallintaa.

Tomaxin projektinohjaus mahdollistaa projektien tuntien ja kustannusten seurannan ja raportoinnin reaaliajassa. Projektit voidaan jakaa kohteisiin ja töihin. Alimmalla tasolla seurataan kustannuslajeja kuten kone-, työvoima-, materiaali-, lisä- ja alihankintakustannuksia. Projektien budjetointi, suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten seuranta ja laskutus antavat kustannukset ja tuotot aina yksittäisten töiden tasolta projektin päätasolle asti. Laskutukseen saadaan tiedot laskuerien vapauttamisesta ja kirjanpitoon keskeneräisten töiden arvosta.

Tomaxin taloushallinnon liittäminen kokonaisjärjestelmään vähentää kirjauksia ja siirtoja ja nopeuttaa tiedon saantia. Palkat sekä myynti- ja ostolaskujen tiedot siirtyvät suoraan maksutiedoiksi pankkiohjelmiin sekä tiliöinnit kirjanpitoon. Viitesiirrot ja e-laskujen vastaanotto kirjautuvat hyväksyttyinä taloushallintoon. Kassavirtalaskelma näyttää reaaliajassa päivä-, viikko- ja kuukausikohtaiset tulot ja menot sekä rahoitustarpeet ennakkoon. Kassabudjetointi laskee projektikohtaisesti tai koko yrityksen toiminnan tuotot ja rahoitustarpeet sekä tuntitarpeet  aikaisempien projektien mallien perusteella.

Toinen vaihtoehto on ulkoistaa taloushallinto joko kokonaan tai osittain tilitoimistolle ja siirtää tiedot sähköisesti Tomaxista rajapinnan kautta esimerkiksi Tikon taloushallinto-ohjelmistoon. Yhteistyökumppaneina meillä on tässä useita eri tilitoimistoja, jotka voivat ottaa vastuun taloushallinnosta joko oman taloushallinto-ohjelmistonsa kautta tai käyttäen Tomaxia. Tavoitteena on vastata asiakkaan tarpeisiin koskien tietojärjesteläratkaisuja mahdollisimman joustavasti.

Moderni teknologia

Tomax on kehitetty Microsoftin tuoreilla Internet-teknologioilla. Kehitys on lähtöisin vuodelta 2006 ja viimeisin päivitys tuotekehityksen ja laadunvarmistuksen työkaluihin on vuodelta 2012. Microsoftin teknologiakumppanuus mahdollistaa myös hyvän integraation Windowsin muihin sovelluksiin kuten Microsoft Office, mukaan lukien Outlook-sähköpostiohjelma.

Tomaxin arkkitehtuuri on tehokas ja skaalautuu usemman yhtäaikaisen käyttäjän palvelemiseen pilvestä (eng. Cloud Services) tai konesalista, joka voi olla kolmannen osapuolen hallinnoima tai asiakkana oma web-palvelin. Lisäksi Tomaxin arkkitehtuuri tukee useita erilaisia päätelaitteita aina tietokoneista mobiililaitteisiin ja on helposti laajennettavissa. Tietokantateknologiana käytämme Microsoftin SQL Server 2005/2008/2012 versioita lähtien kevyestä ilmaisversiosta (Express) aina järeämpiin maksullisiin ratkaisuihin.

“Kanadalainen CGI osti Logican loppukesällä 2012. Nyt käynnissä on kannattavuussavotta, jolla ostetun yrityksen liikevoittoprosenttia yritetään hilata samalle tasolle CGI:n kanssa. Vuonna 2011 kanadalaisyhtiön liikevoittoprosentti oli 13, kun se oli Logicalla 6,2.” Tietoviikko raportoi.

CGI:n Michael Roach puhuu asiaa, eritysesti ison konsernin CEO:ksi. On mielenkiintoista huomata kuinka samalla alalla toimivien isojen yritysten kannattavuudessa voi olla yli kaksinkertainen ero. Seuraavassa kommentoin miten ITomaxissa kannattavuudesta pidetään huolta Michael Roachin kolmen kohdan mukaisesti.

1. Aikataulu ja budjetti

Projektin toimitus aikataulussa:

• Tomaxin kolmen kuukauden käyttöönottoprojekti on lyhyt ja tehokas paketti.
• Toimitusvarmuuden seuranta on olennaista.
• Tuotekehityksen toimituslupaukset korreloivat vahvasti myynnin kanssa tällä hetkellä, koska ydintiimi kommunikoi ja tekee työtä tiiviisti keskenään.
• Laadun rooli on strategian keskiössä kuten Anssi Vanjoki muistuttaa: tuotekehityksen ja myynnin on kommunikoitava tiiviisti keskenään ja ymmärrettävä, että asiakkaan kokema laatu koostuu yhtälailla tuotteiden ja palveluiden laadusta kuin myös niiden toimituksesta ajoissa ja budjetissa.

Projektin toimitus budjetissa:

• Budjettia ollaan kasvatettu maltillisesti ylöspäin, kun kyse on käyttöönoton kannalta olennaisesta työstä kuten:
  • projektinhallinta
  • vaatimusmäärittely
  • asennus
  • siirrot vanhasta järjestelmästä
  • koulutus
  • puhelintuki
  • käyttöohjeet

• Uuden budjetin rajoissa pystymme resurssoimaan paremmin tarvittavat henkilöt tehtävään työhön ja toiminta on tehokkaampaa.

2. Enemmän ip-pohjaisia palveluja ja sovelluksia:

• Tomaxin pilvi- ja mobiilipalvelut edustavat nykysuuntausta IT-järjestelmissä mikä kattaa ip-pohjaiset sovellukset ja palvelut. Nettiselaimen kautta pystymme tukemaan laajaa kirjoa erilaisia laitealustoja.
• Ensimmäiset Tomaxin mobiilipalvelut ovatkin liikkuvaa työtä tukevia toimintoja kuten työajaseuranta, ostotoiminta ja matkalaskut.
• Hinnoittelu käyttäjämäärän ja käytön mukaan kuukausiveloituksena. Tämä takaa helpon käyttöönoton ja seurattavat kustannukset.
• Pilvestä saadaan kätevästi käyttöön tarvittavat resurssit muutamassa tunnissa ja näin asiakkaiden IT-infrastruktuuritarpeet ovat aina hallinnassa.

3. Työntekijöiden sitouttaminen

• Lähtökohtaisesti uudet työntekijät ovat myös osakkaita. Vähintään tämä on mahdollisuus työntekijälle uran aikana ITomaxissa.
• On selvä, että pelkkä palkkatyö ei tule koskaan vaurastuttamaan yhtä paljon kuin omistajuus: vuorokaudessa on rajattu määrä tunteja mistä veloittaa.
• Haluamme jakaa siis vastuuta ja oikeuksia työntekijöille, jotta työntekeminen olisi motivoivaa ja tulokseen tähtävää. Tästä hyötyvät kaikki: niin ITomax kuin sen asiakkaat.

Mikko Luukkonen

Toimitusjohtaja

ITomax Oy